Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 87/2016

Zarządzenie nr 87/2016
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 5 września 2016 r.

w sprawie ustalenia zasad rozliczenia kosztów związanych z podróżą służbową pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn.

Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) oraz zgodnie z art. 68 i 69 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) zarządzam, co następuje:

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Podróżą krajową służbową zwaną inaczej „delegacją krajową” jest wykonanie zadania określonego przez Wójta Gminy Nadarzyn lub osoby przez niego upoważnione, poza siedzibą Urzędu Gminy Nadarzyn w terminie i w miejscu na terenie kraju określonym w poleceniu podróży służbowej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

2. Krajowej podróży służbowej nie stanowią dojazdy pracownika do miejsca pracy.
3. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest miejscowość siedziby pracodawcy, a w uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona może wyznaczyć inne miejsce jej rozpoczęcia.

§ 3
Polecenie wyjazdu służbowego

1. Skierowanie pracownika do podniesienia kwalifikacji zawodowych wraz z poleceniem wyjazdu lub polecenie wyjazdu służbowego podpisuje kierownik jednostki lub osoby przez niego upoważnione po wcześniejszym przygotowaniu wyżej wskazanych dokumentów przez pracownika delegowanego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1A i załącznik nr 1B do niniejszego zarządzenia.
2. Polecenie wyjazdu służbowego powinno być czytelnie wypełnione i zawierać:
1) Numer, data,
2) dane osoby delegowanej,
3) miejsce delegowania,
4) czas, na jaki dokonuje się delegowania,
5) cel wyjazdu,
6) akceptowany rodzaj środka lokomocji, klasę,
7) miejsce rozpoczęcia podróży,
8) datę wystawienia.
3. Rejestr wyjazdów służbowych prowadzi sekretariat Urzędu Gminy Nadarzyn.
4. Wypełniony druk polecenia krajowej podróży służbowej powinien być złożony do sekretariatu w celu uzyskania zgody na odbycie podróży służbowej.
5. Na pisemny wniosek pracownika jednostki może być wypłacona zaliczka na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej. Wniosek o zaliczkę na delegację krajową wymaga zatwierdzenia przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki lub osoby przez nich upoważnione.
6. Krajowa podróż służbowa winna być potwierdzona na druku „Polecenie wyjazdu służbowego” przez jednostkę, do której pracownik został delegowany.
7. W przypadku braku potwierdzenia, o którym nowa w ust. 6, wykonanie krajowej podróży służbowej potwierdza kierownik referatu w którym delegowany pracownik jest zatrudniony.

§ 4
Środki transportu w krajowej podróży służbowej

1. Środek transportu właściwy do odbycia krajowej podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem.
2. Podstawowymi środkami transportu do odbycia krajowej podróży służbowej są:
1) środki komunikacji publicznej (PKP, PKS lub inni przewoźnicy), w tym na pociąg PKP przejazd w wagonach II-ej klasy,
2) samochód służbowy, tylko za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,
3) samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy.
3. W uzasadnionych przypadkach  kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona może zezwolić pracownikowi na wyjazd służbowy z użyciem jego prywatnego samochodu.
4. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania przez pracownika samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych podczas wykonywania polecenia służbowego.
5. Podróż służbową samochodem niebędącym własnością pracodawcy powinna odbyć się najkrótszą trasą, której bez uzasadnionych powodów nie należy wydłużać.
6. Weryfikacja ilości przejechanych kilometrów nieże odbywać się na podstawie map dostępnych na portalu internetowym www.targeo.pl lub www.mapasamochodowa.com.pl.
7. Z tytułu używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy jako środka transportu do odbycia krajowej podróży służbowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002 nr 27 poz. 271 ze zm.).
8. Zwrot kosztów przejazdu następuje na podstawie druku delegacji.

§ 5
Diety i ryczałty

1. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów przejazdów,
3) zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że zapewniono pracownikowi nocleg,
4) zwrot udokumentowanych kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej lub ryczałt za dojazdy,
5) zwrot innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do poniesienia, na które kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona wyraził zgodę.
2. Należności z tytułu diet i ryczałtów oblicza się na podstawie rozdziału 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

§ 6
Dokumentowanie i rozliczenie kosztów podróży służbowej

1. Pracownik zobowiązany jest do złożenia w Referacie Realizacji Budżetu rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Przedłożenie rozliczenia po tym terminie wymaga złożenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn opóźnienia. W przypadku pobranej zaliczki nieprzedłożenie rozliczenia w terminie 14 dni będzie skutkować potrąceniem pobranej zaliczki z wynagrodzenia osoby delegowanej.
2. Do rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
3. Pracownik otrzymuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów transportu po przedstawieniu biletów zgodnych z dyspozycją kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione o wskazanym rodzaju środka transportu. W przypadku posiadania przez pracownika z jakiegokolwiek tytułu zniżek na korzystanie z określonych rodzajów środków transportu, pracodawca nie pokrywa różnicy między ceną biletu bez zniżek a ceną, jaką zapłacił pracownik.
4. W przypadku braku biletów (zniszczenie, zagubienie itp.) pracownik powinien złożyć oświadczenie wyjaśniające brak możliwości przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów związanych z wyjazdem służbowym. Na podstawie oświadczenia kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona podejmuje decyzję o uznaniu kosztów zawartych w oświadczeniu i ich zwrotu, bądź też nierozliczeniu ich.
5. Wraz z poleceniem wyjazdu służbowego pracownik przedkłada do rozliczenia oświadczenie o korzystaniu z posiłku podczas podróży służbowej.
6. Kwotę diety przysługującej z tytułu podróży służbowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
a) śniadanie - 25% diety,
b) obiad - 50% diety,
c) kolacja - 25% diety.
7. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, postanowienie ust. 3 stosuje się odpowiednio.
Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
8. Sprawdzenia wypełnionego druku polecenia krajowego wyjazdu służbowego pod względem formalnym i rachunkowym dokonują osoby zgodnie z załącznikiem nr 2 do zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli o obiegu dokumentów.
9. Wykonanie polecenia służbowego stwierdza i podpisuje pod względem merytorycznym kierownik referatu w którym pracownik jest zatrudniony lub kierownik jednostki.
10. Główny księgowy oraz kierownik jednostki lub osoby przez nich upoważnione zatwierdzają do wypłaty rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej.

§ 7
Podróże służbowe zagraniczne

1. Polecenie podróży służbowej zagranicznej wymaga każdorazowo akceptacji kierownika jednostki.
2. Środek transportu (rodzaj i klasa) właściwy do odbycia podróży służbowej zagranicznej określa delegujący w poleceniu wyjazdu służbowego, którego formularz stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Pracownik może otrzymać zaliczkę na niezbędne koszty podróży służbowej zagranicznej.
4. Kwotę diety przysługującej z tytułu podróży zagranicznej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
a) śniadanie - 15% diety,
b) obiad - 50% diety,
c) kolacja - 35% diety.
5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, postanowienie ust. 4 stosuje się odpowiednio.
6. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje Referat Realizacji Budżetu, na podstawie przedstawionych przez osobę wyjeżdżającą dokumentów np.: biletów, rachunków/faktur, inne) świadczących o poniesionych wydatkach w trakcie podróży. Rozliczenie kosztów powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży.

§ 8

Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków służbowych, do zapoznania się z niniejszym zarządzeniem oraz przestrzegania w pełni zawartych w nim postanowień.

§ 9

W zakresie nieuregulowanym niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy
(-) Janusz Grzyb

drukuj (Zarządzenie Nr 87/2016)