Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

OCHRONA SYGNALISTÓW

 1.      Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia:

1)      Urząd Gminy Nadarzyn, zwany dalej „Urzędem”,  ul. Mszczonowska 24, 05-830 Nadarzyn - w formie listownej z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie nieprawidłowości”, „Inspektor do spraw ochrony informacji niejawnych, bezpieczeństwa informacji oraz obronnych i wojskowych – do rąk własnych” – na formularzu stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej Procedury;

2)      e-mail: ochrona.sygnalistow@nadarzyn.pl- w zaszyfrowanym pliku, na formularzu stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej procedury. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie zgłoszeń osobiście lub telefonicznie, nr tel. 22 729 81 85 wew. 197 – rozmowy są nagrywane;

3)      osobiście do Inspektora do spraw ochrony informacji niejawnych, bezpieczeństwa informacji oraz obronnych i wojskowych, pok. nr 231, który dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia – stanowiącej załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury.

2.      Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

1)      Sygnalista działa w dobrej wierze, zgłasza naruszenie, mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane informacje są prawdziwe. Sygnaliście ochrona nie przysługuje, jeśli zgłoszenie było dokonywane z pełną świadomością, że jest nieprawdziwe, co może być uznane za nadużycie prawa do zgłoszenia.

2)      Zgłoszenie dotyczące naruszenia prawa musi dotyczyć rzeczywistego lub potencjalnego naruszenia prawa, zwłaszcza w obszarach takich jak: bezpieczeństwo publiczne, zdrowie, środowisko, ochrona konsumentów, prywatność danych, korupcja, lub inne naruszenia prawa Unii Europejskiej. Naruszenia te mogą obejmować zarówno działania sprzeczne z prawem, jak i przypadki niewłaściwego zarządzania, nadużycia władzy czy inne nieprawidłowości, które mogą zaszkodzić interesowi publicznemu.

3)      Zgłoszenie musi być zgodne z przewidzianą procedurą. Sygnalista powinien skorzystać z przewidzianych procedur zgłaszania, czyli najpierw zgłosić nieprawidłowości wewnętrznie w Urzędzie, chyba że uzasadnione jest zgłoszenie bezpośrednio na zewnątrz, np. do organów publicznych. W przypadkach szczególnych, gdy zgłoszenie wewnętrzne mogłoby nie przynieść skutku lub gdy sygnalista obawia się działań odwetowych, możliwe jest bezpośrednie zgłoszenie zewnętrzne, a nawet do mediów.

4)      Sygnalista musi działać zgodnie z zasadami poufności, nie ujawniając bez uzasadnienia informacji osobom nieuprawnionym. Ochrona obejmuje także sytuacje, gdy sygnalista działa anonimowo, pod warunkiem że tożsamość pozostaje nieznana.

5)      Sygnalista nie może być objęty ochroną, jeśli sam bierze udział w naruszeniu, które zgłasza, chyba że jego współudział był wymuszony lub marginalny w stosunku do zgłoszonego naruszenia. Spełnienie tych warunków zapewnia sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy, degradacja, mobbing czy inne formy dyskryminacji.

3.      Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji:

1)      Zgłoszenie zewnętrzne to sytuacja, w której sygnalista informuje o naruszeniu prawa właściwy organ publiczny, który ma obowiązek podjęcia odpowiednich działań w celu wyjaśnienia zgłoszenia.

2)      Sygnalista może zdecydować się na zgłoszenie zewnętrzne, gdy nie ma możliwości dokonania skutecznego zgłoszenia wewnętrznego lub istnieją uzasadnione obawy, że takie zgłoszenie mogłoby prowadzić do działań odwetowych oraz  chce poinformować organ, który ma jurysdykcję nad danym naruszeniem, np. organ ścigania, organ nadzoru lub regulacji.

3)      Procedura przyjmowania zgłoszenia zewnętrznego jest taka sama jak w przypadku zgłoszeń wewnętrznych. W ramach postępowania wyjaśniającego organ publiczny ma obowiązek zbadania zgłoszenia, co może obejmować zbieranie dodatkowych informacji, przeprowadzanie kontroli, przesłuchiwanie świadków lub analizę dokumentacji. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa leżących w gestii innych organów, organ przyjmujący zgłoszenie może współpracować z tymi organami lub przekazać im zgłoszenie, informując o tym sygnalistę.

4)      W toku postępowania wyjaśniającego organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty o dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentów, które mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy. Organ ma obowiązek ochrony tożsamości sygnalisty oraz poufności informacji zawartych w zgłoszeniu. Kontakt z sygnalistą powinien być prowadzony w sposób, który minimalizuje ryzyko ujawnienia jego tożsamości.

5)      Organ publiczny jest zobowiązany poinformować sygnalistę o wyniku postępowania lub o planowanych lub podjętych działaniach następczych w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. W zależności od wyniku postępowania wyjaśniającego, organ może podjąć dalsze kroki, takie jak nałożenie sankcji, wszczęcie postępowania administracyjnego, przekazanie sprawy do organów ścigania, lub inne działania zgodnie z kompetencjami organu.

6)      W całym procesie organ publiczny ma obowiązek zapewnienia ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi. Ochrona ta obejmuje zarówno anonimowość, jak i zabezpieczenie przed ewentualnymi konsekwencjami wynikającymi z dokonania zgłoszenia. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista ma prawo skorzystać z poufnej porady, którą mogą zapewniać organy publiczne, jak również specjalistyczne organizacje lub instytucje oferujące wsparcie dla sygnalistów.

4.      Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

1)      Poufność tożsamości sygnalisty: Organy odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych są zobowiązane do zapewnienia poufności tożsamości sygnalisty. Oznacza to, że tożsamość osoby zgłaszającej nie może być ujawniona nikomu poza pracownikom odpowiedzialnym za przyjmowanie lub rozpatrywanie zgłoszenia.

2)      Poufność informacji identyfikujących inne osoby: Oprócz ochrony tożsamości sygnalisty, ustawa przewiduje także ochronę poufności wszelkich informacji, które mogą prowadzić do zidentyfikowania innych osób, np. osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu, jak świadków czy innych pracowników.

3)      Ograniczenie dostępu do zgłoszeń: Dostęp do zgłoszeń oraz wszelkiej dokumentacji związanej z ich rozpatrywaniem jest ograniczony tylko do osób, które są upoważnione do ich przetwarzania. Ma to na celu zminimalizowanie ryzyka nieuprawnionego ujawnienia informacji.

4)      Obowiązek zachowania poufności: Osoby, które w ramach swoich obowiązków mają dostęp do zgłoszeń zewnętrznych, są prawnie zobowiązane do zachowania poufności. Naruszenie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, cywilną, a nawet karną.

5)      Ograniczone wyjątki od poufności: Ujawnienie tożsamości sygnalisty lub informacji identyfikujących inne osoby jest dozwolone tylko w wyjątkowych przypadkach, np. gdy jest to niezbędne do zapewnienia obrony osobom oskarżonym w ramach postępowania, ale nawet wtedy sygnalista musi zostać o tym wcześniej poinformowany.

5.      Zasady przetwarzania danych osobowych: Zasady przetwarzania danych osobowych w kontekście ochrony sygnalistów, a także wynikające z RODO, dyrektywy 2016/680
i rozporządzenia 2018/1725, mają na celu zapewnienie, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z prawem, z poszanowaniem prywatności oraz z odpowiednimi środkami ochrony. Przepisy te nakładają na administratorów obowiązek informowania osób, których dane dotyczą, o zasadach przetwarzania ich danych oraz zapewnienia, że dane te będą przetwarzane w sposób zgodny z przepisami.

6.      Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

1)      Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Organ publiczny przyjmujący zgłoszenie powinien niezwłocznie, zazwyczaj w ciągu 7 dni, potwierdzić jego otrzymanie sygnaliście, chyba że zgłoszenie jest anonimowe lub sygnalista zrezygnował z takiego potwierdzenia.

2)      Ocena zasadności zgłoszenia. Organ publiczny rozpatrujący zgłoszenie przeprowadza wstępną ocenę, aby ustalić, czy zgłoszenie zawiera wystarczające informacje i czy kwalifikuje się do dalszego postępowania. W ramach tej oceny sprawdza, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa objętych ustawą oraz czy informacje są wystarczająco szczegółowe, aby podjąć działania.

3)      Podjęcie dochodzenia lub postępowania wyjaśniającego. Jeśli zgłoszenie jest uzasadnione, organ publiczny podejmuje działania mające na celu zbadanie zgłoszonego naruszenia. Może to obejmować zbieranie dowodów, przesłuchiwanie świadków, analizę dokumentacji, inspekcje lub inne formy dochodzenia. W ramach dochodzenia organ musi zachować poufność tożsamości sygnalisty oraz innych osób zaangażowanych w sprawę.

4)      Podjęcie środków zaradczych. W przypadku potwierdzenia naruszenia, organ może podjąć odpowiednie środki zaradcze, które mogą obejmować nałożenie sankcji na sprawców, wprowadzenie zmian w procedurach organizacyjnych, czy skierowanie sprawy do organów ścigania, jeśli doszło do przestępstwa. Organ może również rekomendować działania naprawcze, które mają zapobiec powtórzeniu się podobnych naruszeń w przyszłości.

5)      Informowanie sygnalisty.  Organ publiczny jest zobowiązany do informowania sygnalisty o podjętych działaniach następczych w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Informacje te obejmują zwykle opis podjętych działań oraz, jeśli to możliwe, wyniki dochodzenia.

6)      Ochrona przed działaniami odwetowymi.  W trakcie i po zakończeniu działań następczych, sygnalista jest chroniony przed wszelkimi działaniami odwetowymi, które mogłyby być wynikiem jego zgłoszenia. Jeśli jednak do takich działań dojdzie, sygnalista ma prawo do odpowiednich środków prawnych, które mogą obejmować zadośćuczynienie, przywrócenie do pracy lub inne formy rekompensaty.

7.    Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego mają na celu maksymalne zabezpieczenie sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz zapewnienie dostępu do fachowej, poufnej porady przed dokonaniem zgłoszenia.

8.      Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności:

1)      Zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista może być chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności, jeśli spełni określone warunki. Ustawa przewiduje, że sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy (w tym tajemnicy zawodowej, służbowej, handlowej lub tajemnicy przedsiębiorstwa), jeśli spełnione są następujące warunki:

a)      Sygnalista musi działać w dobrej wierze, co oznacza, że jego działania były motywowane chęcią ochrony interesu publicznego lub wyeliminowania naruszeń prawa. Musi on mieć uzasadnione podstawy do przekonania, że zgłaszane informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa,

b)      Ochrona dotyczy tylko tych przypadków, w których zgłoszenie zostało dokonane zgodnie z procedurami określonymi w ustawie, czyli poprzez zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne lub – w niektórych przypadkach – publiczne ujawnienie informacji, jeśli spełnione są odpowiednie warunki,

c)      Sygnalista jest chroniony, jeśli ujawnienie informacji było niezbędne do dokonania zgłoszenia. Oznacza to, że sygnalista nie ujawnia więcej informacji niż jest to konieczne do zgłoszenia naruszenia,

d)      Sygnalista powinien najpierw skorzystać z procedur zgłaszania wewnętrznego, chyba że istnieją uzasadnione powody do złożenia zgłoszenia zewnętrznego (np. brak działań wewnętrznych lub obawa przed odwetem), lub – w szczególnych przypadkach – ujawnienia informacji publicznie.

2)      Jeżeli powyższe warunki są spełnione, sygnalista nie może być pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej, karnej, dyscyplinarnej ani innej z tytułu naruszenia poufności. Dotyczy to również sytuacji, w których zgłoszenie obejmuje informacje objęte tajemnicą prawnie chronioną, np. tajemnicą przedsiębiorstwa czy tajemnicą zawodową. Ochrona nie dotyczy sygnalistów, którzy zgłaszają informacje w złej wierze, np. celowo fałszywe informacje w celu zaszkodzenia komuś lub osiągnięcia osobistych korzyści.

9.      Zachęty do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Urzędu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych:

1)      Ustawa o ochronie sygnalistów promuje mechanizmy i środki, które mają skłonić pracowników do zgłaszania naruszeń prawa bezpośrednio w Urzędzie, zamiast korzystania z procedur zewnętrznych, zwłaszcza gdy naruszenia można skutecznie rozwiązać w ramach struktury organizacyjnej, a sygnalista nie obawia się działań odwetowych.

2)      Zachęty te mogą obejmować:

a)      łatwość i dostępność procedury;

b)      zaufanie do procedur wewnętrznych;

c)      gwarancje poufności;

d)      ochrona przed działaniami odwetowymi;

e)      uznanie lub nagrody za zgłoszenia;

f)       efektywność i szybkie działanie;

g)      wspierająca kultura organizacyjna;

h)      publiczne informowanie o sukcesach zgłoszeń wewnętrznych.

 

10.  Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

biurorzecznika@brpo.gov.pl

 

Podstawa prawna: art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.