Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 81/2023

Zarządzenie Nr 81/2023 
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 16 czerwca 2023 r.

w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40, 572), w związku z art. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 57) oraz §1 ust 3 i 5, §2 ust 2, §17 ust. 6, §20 ust. 6, §39 ust. 2, §42 ust 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej Załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Nadarzyn zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia 
i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi 
w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji 
i zakresu działania archiwów zakładowych.

§ 2. 1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją SIDAS (EZD) i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
2. System jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny 
z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zakładania i prowadzenia spraw, prowadzenia rejestrów.

§ 3. Korespondencję kierowaną do Urzędu (niezależnie od formy w jakiej została złożona – papierowa, elektroniczna) przyjmuje, rejestruje i sortuje Kancelaria Urzędu Gminy Nadarzyn.

§ 4. Przyjmując pisma, pracownik Kancelarii wykonuje następujące czynności:
1) W przypadku korespondencji przesłanej listownie:
a) weryfikuje, czy przesyłka nie została uszkodzona; w przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki w stopniu umożliwiającym osobom trzecim ingerencję w jej zawartość, pracownik kancelarii w obecności doręczającego nanosi adnotację na kopercie oraz na potwierdzeniu odbioru;
b) otwiera korespondencję za wyjątkiem przesyłek wymienionych w § 7;
c) sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie przewodnim; w przypadku braku załączników, nieprawidłowej liczby załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego pracownik kancelarii dokonuje odpowiedniej adnotacji na piśmie lub załączniku;
d) rejestruje w systemie EZD przez wykonanie pełnego odwzorowania cyfrowego i zapisanie na serwerze, w przypadku przesyłek wymienionych w § 7 rejestracji podlega koperta;
e) do pism przesłanych listownie dołącza koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem);
2) Na pismach złożonych przez interesantów osobiście – umieszcza adnotację „dostarczono osobiście”;
3) W przypadku korespondencji przesłanej faksem – rejestruje w systemie EZD przez pełne odwzorowanie cyfrowe i zapisanie na serwerze.
4) W przypadku korespondencji przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) – drukuje i rejestruje w systemie EZD przez pełne odwzorowanie cyfrowe i zapisanie na serwerze.
5) W przypadku korespondencji wpływającej elektronicznie (i rejestrowanej automatycznie) za pośrednictwem Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) pełniącej jednocześnie funkcję Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP), o której mowa w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzenia i doręczania dokumentów elektronicznych oraz sporządzania formularzy, wzorów, kopii i dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2018 r. poz. 180) – drukuje dokumenty.
6) Pracownik kancelarii na oryginałach zarejestrowanych dokumentów lub na wydrukach dokumentów zarejestrowanych automatycznie za pośrednictwem ePUAP, umieszcza pieczęć wpływu i uzupełnia: datę wpływu, numer z rejestru EZD i podpis (skrót podpisu). W przypadku przesyłek nie podlegających otwarciu w kancelarii lub dokumentów, na których pieczęci nie umieszcza się - pieczęć wpływu umieszczana jest  na kopertach).

§ 5. 1. Dekretacji na zarejestrowanych dokumentach (lub kopertach) dokonuje Sekretarz, a podczas jego nieobecności Zastępca Wójta, wskazując odpowiednią merytorycznie komórkę organizacyjną lub pracownika - odpowiedzialnych za załatwienie danej sprawy. Dopuszcza się, by przy jednoczesnej nieobecności Sekretarza i Zastępcy Wójta dekretacji dokonywał pracownik sekretariatu wskazany przez Wójta, Sekretarza lub Zastępcę Wójta.
2. Komórka organizacyjna lub osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma do realizacji. Kolejne wymienione w dekretacji komórki lub osoby otrzymują kopie wyłącznie w systemie EZD.
3.  W przypadku korespondencji mylnie zadekretowanej, pracownik, który otrzymał pismo, dokonuje jego zwrotu w formie papierowej i w systemie EZD do osoby dekretującej, celem dokonania zmiany dekretacji.
4. Korespondencję w formie papierowej pracownicy lub kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych odbierają za pokwitowaniem w Kancelarii Urzędu.
5. Dopuszcza się, aby zarejestrowane pisma, pracownik Kancelarii przekazywał bezpośrednio do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych wersję papierową dokumentu wraz z odznaczeniem w EZD. Przekazaniu takiemu podlegają:
1) faktury i rachunki – do Skarbnika Gminy;
2) deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – do kierownika Referatu Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki;
3) deklaracje źródeł ciepła – do kierownika Referatu Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki;
4) informacje i deklaracje podatkowe – do kierownika Referatu Realizacji Podatków i Opłat;
5) wnioski CEiDG – do kierownika Referatu Działalności Gospodarczej,
6) wnioski o wydanie zaświadczeń o zameldowaniu – do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
7) wnioski o braku osób zameldowanych pod adresem - do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
8) wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego – do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
9) wnioski o wydanie dowodów osobistych - do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
10) zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego - do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
11) wnioski o zaświadczenie o dostępie do drogi publicznej – do kierownika Referatu Geodezji i Gospodarki Przestrzennej;
12) wnioski o zaświadczenie, że teren nie jest objęty obszarem rewitalizacji - do kierownika Referatu Geodezji i Gospodarki Przestrzennej;
13) wnioski o zaświadczenie o przeznaczeniu MPZP - do kierownika Referatu Geodezji i Gospodarki Przestrzennej;
14) wnioski o zaświadczenie o nadaniu numeru porządkowego - do kierownika Referatu Geodezji i Gospodarki Przestrzennej;
15) wnioski o zaświadczenie o zgodności zamierzonej zmiany sposobu użytkowania z ustaleniami planu - do kierownika Referatu Geodezji i Gospodarki Przestrzennej;
16) wnioski o lokalizację urządzeń w drodze – do kierownika Referatu Inwestycji;
17) wnioski o zajęcie pasa drogowego – do kierownika Referatu Inwestycji;

§ 6. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach 
1) Przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ.
2) Rejestrują sprawę zgodnie z JRWA lub dołączają do akt prowadzonej sprawy.
3) Rozpatrują sprawę w odpowiednim trybie, w tym przygotowują projekty pism do akceptacji bądź do podpisu osobie upoważnionej.
4) Dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie EZD.
5) Wysyłają odpowiedź do adresata, który potwierdza odbiór korespondencji.
6) Dokonują odnotowania sposobu wysyłki pisma i skuteczności jej doręczenia.
7) W przypadku pism nie tworzących akt sprawy pracownicy zapoznają się z ich treścią odnotowują ten fakt w systemie EZD, przyporządkowują do klasy z wykazu JRWA.

§ 7. Określa się następujące przesyłki nieotwierane w Kancelarii, rejestrowane na podstawie koperty:
1) Opatrzone klauzulą „zastrzeżone”, „poufne” lub „tajemnica służbowa” zgodnie z Ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;
2) Opatrzone klauzulą „tajemnica skarbowa”;
3) Oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie Gminy Nadarzyn procedur zamówień publicznych;
4) Dotyczące oświadczeń majątkowych;
5) Stanowiące oferty w sprawie naboru na stanowiska urzędnicze lub konkursu ogłoszonego w trybie Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie albo innych otwartych konkursów;
6) Opisane jako przesyłki wartościowe;
7) Adresowane imiennie z dopiskiem „do rąk własnych”.

§ 8. Dla oznaczenia pism znakiem sprawy wprowadza się zasadę, iż po znaku sprawy należy umieścić inicjały (symbol) pracownika prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką, w następujący sposób: ABC.XXX.YY.RRRR.DD, gdzie „ABC” to oznaczenie komórki organizacyjnej; „XXX” to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; „YY” to kolejna sprawa rozpoczęta w danym roku; „RRRR” to oznaczenie roku, w którym sprawę rozpoczęto; DD to inicjały (symbol) pracownika prowadzącego sprawę.

§ 9. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.

§ 10. 1. Dokumenty i przesyłki nie podlegające rejestracji przez Kancelarię w systemie EZD:
1) Zarządzenia Wójta.
2) Uchwały, stanowiska, deklaracje, apele i opinie Rady Gminy.
3) Upoważnienia, pełnomocnictwa.
4) Sprawy pracownicze.
5) Publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.).
6) Oferty wydawnicze i szkoleniowe.
7) Zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje itp., jeśli nie stanowią części akt sprawy.
8) Potwierdzenia odbioru, które są dołączone do akt właściwej sprawy.
9) Dokumenty związane z bieżącą obsługą interesantów w zakresie ewidencji ludności, przyjmowane od interesantów na stanowisku pracy w USC, w tym dokumenty dotyczące wydawania, utraty, uszkodzenia dowodów osobistych; zameldowań i wymeldowani; zgłoszeń wyjazdu poza granice RP.
10)  Oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do odwołania od decyzji oraz pełnomocnictwa/upoważnienia do odbioru dokumentów – przyjmowane od interesantów i rejestrowane na stanowisku pracy w referacie geodezji i gospodarki;
11)  Decyzje ustalające wysokość podatku.
12)  Inne nie mające cech dokumentu.
13)  Przesyłki zaadresowane imiennie, bez podania stanowiska służbowego lub przesyłki zaadresowane do podmiotów mających swoją siedzibę w urzędzie gminy siedzibę.
2. Dla korespondencji ponadwymiarowej (powyżej formatu A4, np. mapy geodezyjne, lub zawierającej liczbę stron większą niż 20) do systemu wprowadzane jest pismo przewodnie z krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa lub ze wskazaniem liczby stron, teczek itp.
3. Korespondencję wewnętrzną przekazuje się w formie tradycyjnej:
1) pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy – bezpośrednio między referatami lub samodzielnymi stanowiskami albo za pośrednictwem Kancelarii;
2) kierowane do Wójta lub Zastępcy Wójta – za pośrednictwem Sekretariatu Wójta;
3) kierowane do Sekretarza lub Skarbnika – za pośrednictwem Sekretariatu Wójta, Kancelarii lub bezpośrednio.
4. Pisma wewnętrzne stanowiące część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD przekazuje się w formie tradycyjnej i za pośrednictwem EZD. 

§ 11. 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas w wykazie akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się Panią Marlenę Stykowską – jako koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Do koordynatora czynności kancelaryjnych należy informowanie Zastępcy Wójta i Sekretarza o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w urzędzie.

§ 12. Do pracowników ds. administrowania siecią Urzędu Gminy Nadarzyn, należy w szczególności:
1) Udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD.
2) Bieżąca współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
3) Wdrażanie nowych funkcjonalności EZD w tym systemów dziedzinowych.
4) Informowanie o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych w EZD.
5) Zapewnienie infrastruktury informatycznej do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.

§ 13. Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu Gminy Nadarzyn. 

§ 14. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Nadarzyn.

§ 15. Uchyla się Zarządzenie Nr 82/2019 z dnia 8 lipca 2019 roku w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie w dniem podpisania.

Wójt Gminy
(-) Dariusz Zwoliński

drukuj (Zarządzenie Nr 81/2023)