Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 82/2019

Zarządzenie Nr 82/2019
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 8 lipca 2019 r.

w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506), w związku z art. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700) oraz § 1 ust 3, § 2 ust 2, § 42 ust 3 Załącznika Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Nadarzyn zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§ 2. 1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa” i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
2. System jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zakładania i prowadzenia spraw, prowadzenia rejestru.

§ 3. Korespondencję kierowaną do Urzędu (niezależnie od formy wniosku w jakiej został złożony - papierowa, elektroniczna) przyjmuje i sortuje Kancelaria Urzędu Gminy Nadarzyn.

§ 4. Przyjmując pisma Kancelaria Urzędu wykonuje następujące czynności:

1. Otwiera korespondencję,
2. Sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie. W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego Kancelaria odnotowuje to na danych w piśmie lub załączniku.

§ 5. 1. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie w EZD.
2. Pracownik Kancelarii dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do Urzędu drogą pocztową (listownie) oraz składanej osobiście przez klientów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do obiegu za pośrednictwem skanera i zapisany jest na serwerze, a następnie przekazywany do dekretacji (papierowej i elektronicznej) do Sekretarza, a w przypadku jego nieobecności do Zastępcy Wójta, którzy kierują ją bezpośrednio do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy (konkretnych pracowników). Natomiast korespondencję w formie papierowej pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych odbierają za pokwitowaniem w Kancelarii Urzędu.
3. Dopuszcza się, aby Kancelaria bezpośrednio przekazywała do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych następujące pisma:

1. faktury i rachunki - do Skarbnika Gminy,
2. deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi - do kierownika Referatu Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki,
3. informacje i deklaracje podatkowe - do kierownika Referatu Realizacji Podatków i Opłat,
4. wnioski CEiDG - do kierownika Referatu Działalności Gospodarczej,
5. wnioski o wydanie zaświadczeń o zameldowaniu - do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
6. wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego - do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

4. Osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza otrzymuje oryginał pisma do realizacji.

§ 6. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach:

1. Przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ,
2. Rejestrują sprawę zgodnie z JRWA,
3. Rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wzywają do usunięcia braków,
4. Przygotowują projekt odpowiedzi/decyzji/postanowienia/zaświadczenia do akceptacji bądź do podpisu osobie upoważnionej,
5. Dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie EZD,
6. Dołączają pismo do teczki aktowej w systemie EZD poprzez określenie symbolu z JRWA (w przypadku nowej sprawy) lub dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy aktualnie rozpatrywanej),
7. Wysyłają odpowiedź do adresata, który potwierdza odbiór korespondencji,
8. Dokonują odnotowania sposobu wysyłki pisma i skuteczności jej doręczenia,
9. W przypadku pism nie tworzących akt sprawy pracownicy zapoznają się z ich treścią odnotowują ten fakt w systemie EZD.

§ 7. Nie są otwierane przez Kancelarię następujące rodzaje przesyłek wpływających:

1. Opatrzone klauzulą „zastrzeżone”, „poufne” lub „tajemnica służbowa” zgodnie z Ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r., poz. 742);
2. Opatrzone klauzulą „tajemnica skarbowa”;
3. Oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie Gminy Nadarzyn procedur zamówień publicznych, naborów lub konkursów na stanowiska urzędnicze i innych naborów;
4. Będące przesyłkami wartościowymi;
5. Adresowane imiennie z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych”.

§ 8. Dla oznaczenia pism znakiem sprawy wprowadza się zasadę, iż po znaku sprawy należy umieścić symbol i pracownika prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.DD, gdzie DD jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

§ 9. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.

§ 10. 1. Dokumenty nie podlegające rejestracji przez Kancelarię i nie podlegające obiegowi w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):

1. Zarządzenia Wójta,
2. Uchwały, stanowiska, deklaracje, apele i opinie Rady Gminy,
3. Upoważnienia, pełnomocnictwa,
4. Sprawy pracownicze,
5. Publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.),
6. Oferty wydawnicze i szkoleniowe,
7. Pisma okolicznościowe, zaproszenia, życzenia, podziękowania, itp.,
8. Potwierdzenia odbioru, które są dołączone do akt właściwej sprawy,
9. Dokumenty związane z bieżącą obsługą interesantów w zakresie wydawania dowodów osobistych,
10. Decyzje ustalające wysokość podatku,
11. Inne nie mające cech dokumentu.

2. Dla korespondencji ponadwymiarowej (powyżej formatu A4, np. mapy geodezyjne, lub zawierającej liczbę stron większą niż 20) do systemu wprowadzane jest pismo przewodnie z krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa lub ze wskazaniem liczby stron, teczek itp.
3. Korespondencję wewnętrzną przekazuje się w formie tradycyjnej:

1. pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy - bezpośrednio między referatami lub samodzielnymi stanowiskami albo za pośrednictwem Kancelarii;
2. kierowane do Wójta lub Zastępcy Wójta - za pośrednictwem Sekretariatu Wójta;
3. kierowane do Sekretarza lub Skarbnika - za pośrednictwem Sekretariatu Wójta, Kancelarii lub bezpośrednio.

4. Pisma wewnętrzne stanowiące część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD przekazuje się w formie tradycyjnej i za pośrednictwem EZD.

§ 11. 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas w wykazie akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się Panią Teresą Czerniawską - jako koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Do koordynatora czynności kancelaryjnych należy informowanie Zastępcy Wójta, Sekretarza o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w urzędzie.

§ 12. Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikowi ds. administrowania siecią Urzędu Gminy Nadarzyn, do którego należeć będzie w szczególności:

1. Udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD,
2. Bieżąca współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych,
3. Wdrażanie nowych funkcjonalności EZD w tym systemów dziedzinowych,
4. Informowanie o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych w EZD,
5. Zapewnienie infrastruktury informatycznej do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.

§ 13. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Nadarzyn.

§ 14. Uchyla się Zarządzenie Nr 84/2015 z dnia 1 września 2015 roku w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie w dniem podpisania.

Wójt Gminy
(-) Dariusz Zwoliński

drukuj (Zarządzenie Nr 82/2019)