Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 84/2015

Zarządzenie Nr 84/2015
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 1 września 2015 roku

w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013r. poz. 594 z późn. zm.), w związku z art. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2  ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114) oraz §1 ust 3, §2 ust 2,  §42 ust 3 i  §39 ust. 2 Załącznika Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Wójt Gminy Nadarzyn, zarządza co następuje:

§ 1

Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy w Nadarzynie zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§ 2

1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa” i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
2. System jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zakładania i prowadzenia spraw, prowadzenia rejestru.

§ 3

Korespondencję kierowaną do Urzędu (niezależnie od formy wniosku w jakiej został złożony – papierowa, elektroniczna) przyjmuje i sortuje Kancelaria Urzędu Gminy Nadarzyn.

§ 4

Przyjmując pisma Kancelaria Urzędu wykonuje następujące czynności:

1. Otwiera korespondencję,
2. Sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane. W przypadku pisma mylnie skierowanego pracownik Kancelarii pismem przewodnim podpisanym przez Sekretarza/Wójta przekazuje do właściwego podmiotu. Dopuszcza się przesłanie tej korespondencji wg właściwości do referatów i jednostek, zajmujących się merytorycznie zakresem spraw.
3. Sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie. W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego Kancelaria odnotowuje to na danych w piśmie lub załączniku.

§ 5

1. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie w EZD.
2. Pracownik Kancelarii dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do urzędu drogą pocztową (listownie) oraz składanej osobiście przez klientów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do obiegu za pośrednictwem skanera i zapisany jest na serwerze, a następnie przekazywany do dekretacji (papierowej i elektronicznej) do Zastępcy Wójta, a w przypadku jego nieobecności do Sekretarza, którzy kierują ją bezpośrednio do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy (konkretnych pracowników). Natomiast korespondencję papierową w formie papierowej pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy odbierają za pokwitowaniem w Kancelarii Urzędu.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się aby Kancelaria bezpośrednio przekazywała korespondencję do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy (konkretnych pracowników). Wójt Gminy Nadarzyn może wskazać w formie pisemnej, które dokumenty pracownicy Kancelarii mogą przekazywać bezpośrednio bez dekretacji.
4. Osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma do realizacji.

§ 6

Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach:

1. Przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ,
2. Rejestrują sprawę zgodnie z JRWA,
3. Rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wzywają do usunięcia braków,
4. Przygotowują projekt odpowiedzi/decyzji/postanowienia/zaświadczenia do akceptacji bądź do podpisu osobie upoważnionej,
5. Dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie EZD
6. Dołączają pismo do teczki aktowej w systemie EZD poprzez określenie symbolu z JRWA (w przypadku nowej sprawy) lub dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy aktualnie rozpatrywanej),
7. Wysyłają odpowiedź do adresata, który potwierdza odbiór korespondencji,
8. Dokonują odnotowania sposobu wysyłki pisma i skuteczności jej doręczenia,
9. W przypadku pism nie tworzących akt sprawy pracownicy zapoznają się z ich treścią odnotowują ten fakt w systemie EZD.

§ 7

Obieg akt między komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się za pośrednictwem Kancelarii.

§ 8

Nie są otwierane przez Kancelarię następujące rodzaje przesyłek wpływających:

1. Opatrzone klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010r., Nr 182, poz. 1228);
2. Opatrzone klauzulą „tajemnica służbowa”,
3. Oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie Gminy Nadarzyn procedur zamówień publicznych, naborów lub konkursów,
4. Będących przesyłkami wartościowymi.
5. Adresowane imiennie,
6. Wartościowe.

§ 9

Dla oznaczenia pism znakiem sprawy wprowadza się zasadę, iż po znaku sprawy należy umieścić symbol i pracownika prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.DD, gdzie DD jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

§ 10

W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.

§ 11

Dokumenty nie podlegające rejestracji przez Kancelarię i nie podlegające obiegowi w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):

1. Zarządzenia Wójta,
2. Upoważnienia, pełnomocnictwa,
3. Publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.,),
4. Oferty wydawnicze i szkoleniowe,
5. Pisma okolicznościowe, zaproszenia, życzenia, podziękowania, itp.,
6. Potwierdzenia odbioru, które są dołączone do akt właściwej sprawy,
7. Sprawy pracownicze,
8. Oferty kandydatów do naboru na wolne stanowisko pracy,
9. Dla korespondencji ponadwymiarowej (pow. A4) do systemu wprowadzane jest pismo przewodnie z krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa (dot. również map geodezyjnych),
10. Do czasu zsynchronizowania systemu EZD z oprogramowaniem KSZOB decyzje podatkowe drukowane automatycznie z początkiem roku,
11. Bieżącą obsługę interesantów w zakresie wydawania dowodów osobistych,
12. Inne nie mające cech dokumentu.

§ 12

1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas w wykazu akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się Panią Teresą Czerniawską – jako koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Informowania Zastępcę Wójta, Sekretarza o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w urzędzie.

§ 13

Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikowi ds. administrowania siecią Urzędu Gminy Nadarzyn, do którego należeć będzie w szczególności:

1. Udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD,
2. Bieżąca współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
3. Wdrażaniu nowych funkcjonalności EZD w tym systemów dziedzinowych,
4. Informowanie o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych w EZD,
5. Zapewnienia infrastruktury informatycznej do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.

§ 14

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Nadarzyn.

§ 15

Uchyla się Zarządzenie Nr 8/2011 z dnia 9 lutego 2011 roku w sprawie wskazania podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny w urzędzie Gminy Nadarzyn.

§ 16

Zarządzenie wchodzi w życie w dniem 1 września 2015 roku.

Podpisał
(-) Janusz Grzyb
Wójt Gminy Nadarzyn

 

drukuj (Zarządzenie Nr 84/2015)