Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 83/2014

Zarządzenie Nr 83/2014
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 12 grudnia 2014 r.

w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Nadarzyn

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1

1. Kontrola zarządcza w Gminie Nadarzyn stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Gminy, określonych w odrębnych uchwałach Rady Gminy oraz zarządzeniach Wójta Gminy, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.

§ 2

Wójt Gminy Nadarzyn oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za procesy, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie operacji w podległych jednostkach, w sposób dający rozsądne zapewnienie, że:
1) działania podległych jednostek są zgodne z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w danej jednostce (procedurami) oraz ogólnie przyjętymi standardami;
2) zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość usług jest zgodna z oczekiwaniami;
3) plany jednostek są prawidłowo realizowane, programy, zamierzenia i cele są osiągane;
4) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz są dokładne, wiarygodne i aktualne;
5) zasoby jednostek (włączając w to pracowników, systemy, dane, informacje i wizerunek) są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane);
6) zasady etycznego postępowania są przestrzegane i promowane;
7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów.

§ 3

1. Kontrola zarządcza prowadzona w Urzędzie oraz w jednostkach gminnych jest procesem ciągłym i wykonywana jest w oparciu o wydane przez Ministerstwo Finansów w tym zakresie standardy[1] dla sektora finansów publicznych:
A. Środowisko wewnętrzne
B. Cele i zarządzanie ryzykiem
C. Mechanizmy kontroli
D. Informacja i komunikacja
E. Monitorowanie i ocena
2. Na system kontroli zarządczej składają się wszystkie regulacje wewnętrzne i zewnętrzne obowiązujące w urzędzie i jednostkach gminnych, w szczególności uchwały, zarządzenia, instrukcje, procedury, wytyczne i regulaminy. System kontroli zarządczej podlega w sposób ciągły elastycznemu dostosowywaniu do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań prawnych.

Środowisko wewnętrzne

Za kształtowanie właściwie funkcjonującego środowiska wewnętrznego odpowiadają wszyscy pracownicy odpowiednio do zajmowanego stanowiska i posiadanych kompetencji. W szczególności pracownicy odpowiadają za:
1) Etyczną stronę prowadzonych działań
2) Zapewnienie właściwych kompetencji zawodowych
3) Planowanie, kształtowanie i dostosowanie struktury organizacyjnej do aktualnych celów i zadań. Uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych, a także zakres podległości pracowników, jest określony w formie pisemnej. Każdy pracownik posiada aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodny z faktycznie wykonywanymi czynnościami.
Standardy środowiska wewnętrznego realizowane są w Urzędzie między innymi poprzez funkcjonowanie następujących regulacji wewnętrznych:
1) Kodeks etyki
2) Regulamin wynagradzania
3) Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy Nadarzyn oraz wolne stanowiska kierowników gminnych jednostek
4) Regulamin służby przygotowawczej
5) Regulamin przeprowadzania okresowych ocen pracowników
6) Regulamin organizacyjny
7) Regulamin pracy
8) Procedura udzielania upoważnień i pełnomocnictw pracownikom Urzędu Gminy Nadarzyn,kierownikom i pozostałym pracownikom gminnych jednostek organizacyjnych oraz innym osobom.

Misja, cele i zarządzanie ryzykiem

1. Misją Urzędu Gminy Nadarzyn jest stwarzanie jak najlepszych warunków do długoterminowego, płynnego rozwoju opartego na wiedzy i przedsiębiorczości, zapewnienie poprawy warunków życia mieszkańców z zachowaniem wartości kulturowych i środowiskowych.
2. Celem systemu zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów poprzez ograniczanie zagrożeń i wykorzystywanie szans, a także poprawa jakości oraz efektywności zarządzania w Gminie Nadarzyn. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany. W procesie zarządzania ryzykiem biorą udział wszyscy pracownicy Urzędu oraz jednostek gminnych. Procedura zarządzania ryzykiem dla Urzędu została wprowadzona odrębnym zarządzeniem. Kierownicy jednostek gminnych są zobowiązani do stosownych procedur w kierowanych przez siebie jednostkach.

Mechanizmy kontroli

1. Aby zapewnić oszczędne, efektywne i skuteczne działanie Urzędu i jednostek organizacyjnych, a także efektywną realizację zadań prowadzony jest  stały nadzór nad ich wykonywaniem. Nadzór sprawowany jest zgodnie z ustaloną hierarchią służbową. Odpowiedzialność za prawidłowość nadzoru, a tym samym za błędy popełnione przez pracowników najniższego szczebla, spoczywa na ich bezpośrednim przełożonym.
2. Wszyscy pracownicy Urzędu wykazują szczególną dbałość o rzetelne, pełne dokumentowanie wykonywanych czynności, w szczególności tych odnoszących się do operacji finansowych i gospodarczych.
3. Standardy mechanizmów kontroli realizowane są w Urzędzie między innymi po przez funkcjonowanie następujących regulacji wewnętrznych:
1) Regulamin zamówień publicznych do 30 tys. € oraz powyżej 30 tys. €
2) Instrukcja kancelaryjna
3) Polityka rachunkowości
4) Zakładowy plan kont
5) Procedura obiegu dokumentów finansowo - księgowych
6) Instrukcja zarządzania systemem informatycznym przetwarzającym dane osobowe
7) Procedura przekazywania składników majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych i spraw kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany dyrektora szkoły, przedszkola.
8) Zarządzenie w sprawie zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych używanych w Urzędzie Gminy Nadarzyn
9) Zarządzenie w sprawie wprowadzenia szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli przez pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn
10) Instrukcja zasad ewidencji, poboru i windykacji podatków i opłat, niepodatkowych należności budżetowych oraz należności cywilnoprawnych w Urzędzie Gminy Nadarzyn
11) Polityka Bezpieczeństwa Informacji i Ochrony Danych Osobowych oraz Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi w Urzędzie Gminy Nadarzyn
12) Instrukcja kasowa

Informacja i komunikacja

1. Wszyscy pracownicy Urzędu dbają o przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji zapewnia nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

Monitorowanie i ocena

1. Wójt realizując zadania dokonuje sprawdzenia systemu kontroli zarządczej na wszystkich poziomach, w szczególności kontroli finansowej poprzez ocenę zgodności działania z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych w ramach wykonywanych bieżących obowiązków monitorują skuteczność systemu kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów w ramach powierzonych kompetencji.

Przytoczone w zarządzeniu dokumenty i przepisy wewnętrzne realizujące poszczególne standardy kontroli zarządczej to tylko część wprowadzonych w Urzędzie regulacji, które nie stanowią zamkniętego katalogu.

§ 4

1. W ramach systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy prowadzi się kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną, której celem jest zapewnienie, że:
1) działania podległych i nadzorowanych jednostek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w danej jednostce oraz ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi przez Ministra Finansów;
2) gospodarka finansowa oraz ewidencja księgowa w podległych i nadzorowanych jednostkach jest prowadzona prawidłowo, a sprawozdania finansowe i budżetowe są rzetelne i wiarygodne;
3) ujawnione w toku kontroli nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostek są skutecznie eliminowane.

2. Szczegółowe warunki i tryb przeprowadzania kontroli przez pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn, w tym kontroli finansowej, zawarte są w odrębnym zarządzeniu oraz w regulaminach organizacyjnych podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn lub innych aktach wewnętrznych obowiązujących w tych jednostkach.

3. Książkę kontroli prowadzonych w Urzędzie Gminy przez zewnętrzne, uprawnione do tego instytucje kontrolne (RIO, NIK, PIP, sanepid, straż pożarna itp.) prowadzi sekretarz gminy.

§ 5

1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy samorządowi Gminy Nadarzyn, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2) niezwłocznie poinformować o tych nieprawidłowościach swojego przełożonego.
4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania, mającego na celu wyeliminowanie powstałej nieprawidłowości.

§ 6

1. W ramach zarządzania strategicznego nadzór nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi pełni Wójt Gminy Nadarzyn.
2. Odpowiedzialni pracownicy Urzędu Gminy Nadarzyn wspomagają osobę wymienioną w ust. 1 w pełnieniu nadzoru.

§ 7

1. Wójt Gminy Nadarzyn w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
Kierowników jednostek gminnych zobowiązuje się do:
1) zorganizowania i zapewnienia funkcjonowania adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach,
2) bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej, gdzie co najmniej raz w roku przeprowadzają samoocenę systemu kontroli zarządczej, w swojej jednostce, w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15, poz. 84). Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest na podstawie ankiety do samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej.

§ 8

1. W Gminie Nadarzyn wykonywany jest audyt wewnętrzny.
2. Audytor wewnętrzny w ramach wykonywanych czynności dokonuje systematycznej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej. W razie potrzeby przedstawia zalecenia w kierunku poprawy systemu.
3. Audytor wewnętrzny przedstawia zalecenia w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub prowadzenia usprawnień, a także opinię w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze ryzyka objętym zadaniem zapewniającym.

§ 9

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Nadarzyn.

§ 10

Uchyla się Zarządzenie nr 74/2012 Wójta Gminy Nadarzyn z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Nadarzyn oraz Zarządzenie nr 51/2014 Wójta Gminy Nadarzyn z dnia 28 lipca 2014 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 74/2012 Wójta Gminy Nadarzyn z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Nadarzyn.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2015 r.

Wójt Gminy
(-) Janusz Grzyb

[1] Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), Komunikat Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 2, poz. 11),
Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56).

drukuj (Zarządzenie Nr 83/2014)