Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 74/2018

Zarządzenie Nr 74/2018
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 6 czerwca 2018 r.

w sprawie instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją  projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Nadarzyn.

Na podstawie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instytucji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, ze zm.) z uwzględnieniem art. 90 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, art. 19 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, art. 4 ust. 3 pkt. 6, art. 71, art. 74 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650) dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej, oraz art. 39 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 362) zarządza się co następuje:

§ 1.1 Ustala się w Urzędzie Gminy Nadarzyn instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji beneficjenta środków i podmiotu realizującego projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w okresie 2014 – 2020, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
2. Kompletna dokumentacja związana z wdrażaniem i finansowaniem projektów podlega archiwizacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych z zastrzeżeniem, że:
a) okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w szczególności z funduszy Unii Europejskiej, nie może być krótszy niż termin archiwizowania określony w umowie o dofinansowanie;
b) jeżeli Instytucja Zarządzająca Programem zmieni Wytyczne w zakresie kontroli i monitorowania projektów to okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych musi być zgodny z okresem zawartym w Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów.

§ 2. Dokumenty muszą być przechowywane w archiwum zakładowym w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, do których należą:
• kserokopie dokumentów oryginalnych, potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• mikrofisze dokumentów oryginalnych,
• wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych (takich jak CD – rom., dysk twardy lub magnetyczny),
• dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.

§ 3. W szczególności należy przechowywać następujące dokumenty wraz z załącznikami (w tym wersje elektroniczne, jeżeli istnieją):
1. oryginały umowy o dofinansowanie, w przypadku dokonywania zmian w umowie – oryginały wszystkich zawartych aneksów;
2. kopie wniosków o płatność wraz z załącznikami potwierdzone za zgodność z oryginałem;
3. oryginały informacji pokontrolnej z kontroli przeprowadzonej przez IZ MRPO oraz ewentualnie zastrzeżenia, zalecenia do informacji pokontrolnej wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, oryginały korespondencji dotyczącej projektu;
4. dokumentacja finansowo-księgowa projektu, w tym wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej, oryginały dokumentów potwierdzających poniesienia wydatku, deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia – jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu, polityka rachunkowości, zakładowy plan kont;
5. dokumentacja merytoryczna z projektu, w tym oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej, oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia, oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych, oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów, oddelegowania do projektu, akta osobowe pracowników finansowych w ramach projektu np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń, karty czasu pracy, listy obecności – jeżeli były stosowne, regulaminy wynagrodzenia pracowników w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń, oryginały dokumentów potwierdzających przeprowadzenia działań o charakterze promocyjnym – dokumentacja przetargowa dotycząca projektu, w tym wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych, dokumentacja związana z wyborem najkorzystniejszej oferty Wykonawcy usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem, a prowadzonych bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, np. ogłoszenie o zamówieniu, zapytanie ofertowe, cenniki ofertowe;
6. inne dokumenty dotyczące projektu, w tym oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, raporty z audytu zewnętrznego, zarządzenia w sprawie archiwizacji, korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organizacjami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu, sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu
 i korespondencja z nimi związana.

§ 4. Za zabezpieczenie i archiwizację dokumentów odpowiedzialni są kierownicy lub samodzielni pracownicy Referatów Urzędu Gminy Nadarzyn, zaangażowani w zakresie merytorycznym
 i współpracujący przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy
(-) Dariusz Zwoliński

Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden  z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Wsparcie finansowe w postaci dotacji ze środków UE daje możliwość szybszego rozwinięcia działalności przez podmioty dopiero wchodzące na rynek. Oczywiście za korzyściami idą również obowiązki, a jednym z nich jest konieczność zadbania o prawidłowe rozliczenie projektu w trakcie jego prowadzenia oraz po jego zakończenia i wypłacie dofinansowania. Stąd też szczególnie duży nacisk należy położyć na odpowiednie przygotowywanie i gromadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dotacją.
Najważniejszym aktami prawnymi Unii Europejskiej, które nakładają obowiązek archiwizacji dokumentacji projektowej na beneficjentów dotacji unijnych jest są:
• art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., ustanawiający wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.).
oraz
• Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (DZ. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.)
Kwestię tę reguluje też m. in.:
• art. 15 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.).
Oprócz powyższych aktów prawnych wymienić również trzeba przepisy polskie:
• art. 4 ust. 3 pkt. 6, art. 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650);
• art. 106-112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, 2491, z 2018 r. poz. 62, 86, 650);
• art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570).

drukuj (Zarządzenie Nr 74/2018)