BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ Urząd Gminy Nadarzyn

• Prawo lokalne »
• Zarządzenia Wójta »
• Rok 2019 »

Zarządzenie Nr 116/2019

Zarządzenie Nr 16/2019
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 24 października 2019 r.

w sprawie procedury komunikacji wewnętrznej i obiegu dokumentacji dotyczącej podatkowych i niepodatkowych dochodów Gminy w Urzędzie Gminy Nadarzyn.

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz.U z 2019, poz.351,1495,1571,1655,1680) w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania komunikacji wewnętrznej pomiędzy referatami i obiegu dokumentacji służącej prawidłowemu ujmowaniu dochodów w księgach rachunkowych zarządzam, co następuje:

§1. Postanowienia ogólne.

1. Procedura komunikacji wewnętrznej  dla podatkowych i niepodatkowych dochodów zwana dalej procedurą, określa sposoby przekazywania informacji i metody komunikacji zalecane do stosowania wewnątrz Urzędu Gminy Nadarzyn.
2. Procedura ma na celu ujednolicenie zasad komunikacji wewnętrznej, której celem jest zapewnienie efektywny i spójny sposób informowania i komunikowania się pracowników Urzędu w celu prawidłowego wykazywania niepodatkowych i podatkowych dochodów gminy.
3. Sprawy i dokumenty nieobjęte niniejszą procedurą a dotyczące również obiegu dokumentów, które zostały uregulowane odrębnie odpowiednimi zarządzeniami Wójta Gminy Nadarzyn są obowiązujące.
4. Pracownicy Urzędu gminy z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

§.2. Komunikacja wewnętrzna.

1. Komunikacja wewnętrzna polega na wymianie informacji między poszczególnymi szczeblami/referatami w strukturze organizacyjnej Urzędu.
2. Komunikacja wewnętrzna ma na celu poprawę efektywności działania Urzędu poprzez usprawnianie przepływu informacji, mającej wpływ na rzetelne i prawidłowe ujmowanie dochodów gminy.
3. Informacje mogą być przekazywane indywidualnie lub grupowo w formie ustnej, pisemnej lub wirtualnej.
4. Komunikacja wewnętrzna ulepsza koordynację realizacji zadań w tutejszym Urzędzie i pomaga w rozwiązywaniu problemów.
Przebiega ona między komórkami organizacyjnymi (stanowiskami pracy) polegająca na terminowym przekazywaniu informacji i dokumentacji, przygotowywaniu opinii i zestawień, oraz okresowych sprawozdań i raportów dla komórki podatkowej sporządzone przez merytoryczne referaty.
5. Przekaz informacji może następować poprzez:
a) wewnętrzną sieć komputerową,
b) pocztę elektroniczną,
c) indywidualną informację w formie pisemnej.

§ 3. Obieg dowodów i dokumentów.

Obieg dowodów i dokumentów przekazywanych do Referatu Realizacji Podatków i Opłat obejmuje następujące Referaty Urzędu Gminy:

1. Referat Geodezji i Gospodarki Przestrzennej
a) przekazanie informacji dotyczącej przedmiotów opodatkowania tj. powierzchni gruntów i budynków będących we władaniu Gminy oraz ich przeznaczenia zgodnie ze stanem na dzień 1 stycznia br. do dnia 10 stycznia każdego roku podatkowego oraz informowanie o każdych zmianach mających wpływ na stan posiadanych przez gminę nieruchomości w terminie 14 dni od zdarzenia. Informacje powyższe maja służyć prawidłowemu opodatkowaniu składników majątku gminny z tytułu podatków i opłat lokalnych
b) comiesięczne przekazanie wniosku przez pracownika geodezji dotyczącego pobrania aktualnych danych z ewidencji gruntów i budynków Starostwa Powiatowego w Pruszkowie do pracownika informatyki celem wysłania za pomocą systemu e-Puap na adres Starostwa ( ostatniego dnia miesiąca)
c) przekazanie niezwłocznie po podpisaniu kserokopii umowy najmu lub dzierżawy stanowiące własność Gminy przygotowywanych lub zatwierdzanych przez referat merytoryczny
d) przekazanie niezwłocznie po uprawomocnieniu się kserokopii decyzji dotyczących opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości (opłata adiacencka i opłata planistyczna)
e) przekazanie niezwłocznie po uprawomocnieniu się kserokopii decyzji o zatwierdzeniu podziału nieruchomości wydanych dla nieruchomości stanowiących własność Gminy,
f) systematyczne przekazywanie kserokopii dokumentacji pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, rozbiórce obiektu budowlanego  czy zakończenia budowy w terminie 1 m-ca od otrzymania przez referat merytoryczny.

2. Referat Działalności Gospodarczej
a) comiesięczny wykaz osób, które zgłosiły prowadzenie działalności gospodarczej w nieruchomościach i zlikwidowały działalność gospodarcza w nieruchomościach w terminie do 10-go dnia każdego m-ca następującego po zakończonym miesiącu.
b) comiesięczne informacje o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach o których mowa w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz.U z 2019, poz.1770) w terminie do 10-do dnia każdego m-ca następującego po zakończonym miesiącu.

3. Referat Urzędu Stanu Cywilnego
a) comiesięczny wykaz osób zameldowanych, wymeldowanych oraz zgonów mieszkańców gminy Nadarzyn terminie do 10-go dnia każdego m-ca następującego po zakończonym miesiącu.

4. Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki
a) przekazanie niezwłocznie po uprawomocnieniu się kserokopii decyzji dotyczących administracyjnej kary pieniężnej za usunięcie drzew, za zniszczenie drzew, za uszkodzenie drzew oraz kserokopię decyzji zezwalającej na wycinkę drzew (gdzie naliczona jest opłata)
b) przekazanie niezwłocznie po uprawomocnieniu się kserokopii decyzji dotyczącej opłaty retencyjnej.
c) niezwłocznie po powzięciu informacji dotyczących planowanych wpłat odszkodowań z polis ubezpieczeniowych

5. Referat Realizacji Budżet
a) niezwłoczne przekazywanie opisanych faktur za media celem wystawienia refaktury VAT na użytkownika.

6. Referat Inwestycji
a) przekazanie niezwłocznie po uprawomocnieniu się kserokopii decyzji o zajęcie pasa drogowego
b) niezwłocznie po podpisaniu protokołu umowy dzierżawy za zajęcie pasa drogowego celem wystawienia faktury VAT.

§ 4. Postanowienia końcowe.

1. Przestrzeganie procedury komunikacji wewnętrznej i obiegu dokumentacji dotyczącej podatkowych i niepodatkowych dochodów Gminy w Urzędzie Gminy Nadarzyn określonej niniejszym zarządzeniem obowiązuje pracowników wymienianych referatów merytorycznych.
2. W sprawach nieuregulowanych w procedurze, zastosowanie maja akta prawa powszechnie obowiązującego w tym zakresie, a w szczególności instrukcja kancelaryjna oraz instrukcje obiegu i kontroli dokumentów obowiązujące w Urzędzie.
3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Nadarzyn
(-) Dariusz Zwoliński