Zarządzenie Nr 82/2019
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 8 lipca 2019 r.
w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506), w związku z art. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700) oraz § 1 ust 3, § 2 ust 2, § 42 ust 3 Załącznika Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Nadarzyn zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
§ 2. 1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa” i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu Gminy Nadarzyn zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
2. System jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zakładania i prowadzenia spraw, prowadzenia rejestru.
§ 3. Korespondencję kierowaną do Urzędu (niezależnie od formy wniosku w jakiej został złożony - papierowa, elektroniczna) przyjmuje i sortuje Kancelaria Urzędu Gminy Nadarzyn.
§ 4. Przyjmując pisma Kancelaria Urzędu wykonuje następujące czynności:
§ 5. 1. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie w EZD.
2. Pracownik Kancelarii dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do Urzędu drogą pocztową (listownie) oraz składanej osobiście przez klientów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do obiegu za pośrednictwem skanera i zapisany jest na serwerze, a następnie przekazywany do dekretacji (papierowej i elektronicznej) do Sekretarza, a w przypadku jego nieobecności do Zastępcy Wójta, którzy kierują ją bezpośrednio do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy (konkretnych pracowników). Natomiast korespondencję w formie papierowej pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych odbierają za pokwitowaniem w Kancelarii Urzędu.
3. Dopuszcza się, aby Kancelaria bezpośrednio przekazywała do odpowiednich merytorycznie komórek organizacyjnych następujące pisma:
4. Osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza otrzymuje oryginał pisma do realizacji.
§ 6. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach:
§ 7. Nie są otwierane przez Kancelarię następujące rodzaje przesyłek wpływających:
§ 8. Dla oznaczenia pism znakiem sprawy wprowadza się zasadę, iż po znaku sprawy należy umieścić symbol i pracownika prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.DD, gdzie DD jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
§ 9. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.
§ 10. 1. Dokumenty nie podlegające rejestracji przez Kancelarię i nie podlegające obiegowi w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):
2. Dla korespondencji ponadwymiarowej (powyżej formatu A4, np. mapy geodezyjne, lub zawierającej liczbę stron większą niż 20) do systemu wprowadzane jest pismo przewodnie z krótkim opisem treści i zaznaczeniem, że korespondencja jest ponadwymiarowa lub ze wskazaniem liczby stron, teczek itp.
3. Korespondencję wewnętrzną przekazuje się w formie tradycyjnej:
4. Pisma wewnętrzne stanowiące część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD przekazuje się w formie tradycyjnej i za pośrednictwem EZD.
§ 11. 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas w wykazie akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się Panią Teresą Czerniawską - jako koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Do koordynatora czynności kancelaryjnych należy informowanie Zastępcy Wójta, Sekretarza o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w urzędzie.
§ 12. Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikowi ds. administrowania siecią Urzędu Gminy Nadarzyn, do którego należeć będzie w szczególności:
§ 13. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Nadarzyn.
§ 14. Uchyla się Zarządzenie Nr 84/2015 z dnia 1 września 2015 roku w sprawie zasad obiegu korespondencji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Gminy Nadarzyn.
§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie w dniem podpisania.
Wójt Gminy
(-) Dariusz Zwoliński