Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Nadarzyn

Zarządzenie Nr 84/2014

Zarządzenie Nr 84/2014
Wójta Gminy Nadarzyn
z dnia 12 grudnia 2014 r.

w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów i zadań w Urzędzie Gminy Nadarzyn i jednostkach organizacyjnych Gminy Nadarzyn oraz procedury zarządzania ryzykiem wpływającym na ich wykonanie

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2013, poz. 594 z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2, w związku z art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013, poz. 885 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Niniejsze zarządzenie określa przyjęte do realizacji w Urzędzie Gminy Nadarzyn i jednostkach organizacyjnych Gminy Nadarzyn:
1) zasady i tryb wyznaczania celów i zadań
2) procedurę zarządzania ryzykiem.

2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w niniejszym zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku;
2) celu - rozumie się przez to zamierzony rezultat działalności, który ma być osiągnięty w określonym czasie, poprzez realizację zadań, podzadań, projektów i programów np.: cele określane są przez Wójta Gminy Nadarzyn i przyjęte do realizacji w danym roku lub też wskazane przez dyrektora lub kierownika, jednostki organizacyjnej;
3) czynniku ryzyka - rozumie się przez to zdarzenie, działanie lub zaniechanie, które może spowodować wystąpienie ryzyka lub też jego zwiększenie / zmniejszenie;
4) hierarchizacji ryzyka - rozumie się przez to uporządkowanie ryzyk według kryterium ich znaczenia dla osiągnięcia założonych celów;
5) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć kombinację oddziaływania ryzyka i prawdopodobieństwa jego ziszczenia się;
6) kierowniku jednostki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Nadarzyn;
7) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika referatu oraz samodzielne stanowiska w Urzędzie Gminy Nadarzyn;
8) koordynatorze - należy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Wójta do wspomagania go w wykonywaniu zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem w urzędzie oraz odpowiedzialną za koordynowanie i monitorowanie realizacji procedury zarządzania ryzykiem;
9) mechanizmach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań, w tym zwłaszcza:
a) dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,
b) nadzór,
c) podział obowiązków,
d) procedury, instrukcje, wytyczne,
e) zatwierdzanie operacji,
10) mierniku - rozumie się przez to wartościowe lub ilościowe określenie bazowego i docelowego poziomu efektów z poniesionych nakładów;
11) monitorowaniu ryzyka - rozumie się przez to obserwowanie zidentyfikowanych ryzyk pod kątem zmiany siły oddziaływania i prawdopodobieństwa ich wystąpienia, a także adekwatności przyjętej reakcji na ryzyko;
12) ocenie ryzyka - rozumie się przez to proces szacowania siły oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka w celu określenia znaczenia ryzyka oraz podjęcia decyzji o reakcji na ryzyko;
13) oddziaływaniu ryzyka (wpływ) - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań, spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem;
14) prawdopodobieństwie ziszczenia się ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem;
15) Raporcie ryzyka - rozumie się przez to roczną informację o realizacji celów z uwzględnieniem ryzyk;
16) Rejestrze ryzyka - rozumie się przez to zestawienie zawierające informacje o wyniku przeprowadzonej identyfikacji i oceny ryzyka w stosunku do celów zaplanowanych do realizacji w danym roku, a także zaproponowanej reakcji na ryzyko;
17) ryzyku - rozumie się przez to niepewność związaną ze zdarzeniem lub działaniem, które wpłynie na zdolność organizacji do realizacji celów jej działalność;
18) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Nadarzyn;
19) właścicielu ryzyka - rozumie się przez to podmiot odpowiedzialny za zarządzanie danym ryzykiem. Właścicielem ryzyka w Urzędzie Gminy jest kierownik referatu, osoba na samodzielnym stanowisku, kierownik jednostki organizacyjnej lub właściciel celu odpowiedzialny za jego realizację celu;
20) zadaniu - należy rozumieć zadania określone przez kierowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn w ramach przyjętych celów;
21) zarządzaniu ryzykiem - rozumie się przez to działania podejmowane w celu identyfikacji, oceny oraz określenia reakcji na ryzyko;

§ 2

Wyznaczanie celów

1. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku Wójt i kierownicy jednostek organizacyjnych dokonują w określonej przez siebie formie wyboru celów do realizacji na dany rok, które w dalszej perspektywie stanowić będą odniesienie do identyfikacji ryzyka.
2. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku kierownicy jednostek przekazują informację o głównych celach do koordynatora ds. kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem wyznaczonego przez Wójta, przy czym liczba raportowanych celów nie może być większa niż trzy. Do przekazywania informacji o głównych celach jednostek służy Plan realizacji celów głównych i zadań, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
3. Przy określaniu celów bierze się pod uwagę przede wszystkim:
1) przepisy powszechnie obowiązującego prawa oraz akty prawa miejscowego,
2) zalecenia Wójta, Sekretarza, Skarbnika,
3) budżet Gminy Nadarzyn,
4) Plan Rozwoju Lokalnego Gminy Nadarzyn i Strategię Zrównoważonego Rozwoju Gminy Nadarzyn
5) strategie i polityki branżowe,
6) Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Nadarzyn, wewnętrzne regulaminy organizacyjne i statuty jednostek,
7) realizowane programy i projekty, w tym współfinansowane ze środków Unii Europejskiej.
4. Określane cele powinny być:
1) konkretne - precyzyjnie określające cel, który chce się osiągnąć, sformułowane w sposób zwięzły i jednoznaczny,
2) mierzalne - oparte na liczbach - ilość, jakość, koszt, czas,
3) osiągalne - oparte na obiektywnej ocenie własnych możliwości oraz zaakceptowane przez zainteresowane strony,
4) realistyczne - oparte wyłącznie na dostępnych zasobach, potrzebne i możliwe do zrealizowania,
5) określone w czasie - precyzyjnie określające terminy wykonania. W przypadku celów określanych za pomocą wymiernych wskaźników i miar cel powinien się odnosić do planowanej w określonej perspektywie czasowej wartości w odniesieniu do wartości bazowej.
5. Urząd oraz jednostki organizacyjne ustanawiają mierniki wykonania poszczególnych celów, a także sposób (tryb, formę i terminy) monitorowania ich realizacji.
6. W przypadku wystąpienia istotnego zagrożenia dotyczącego realizacji celów, osoba odpowiedzialna za ich realizację zobowiązana jest do niezwłocznego przekazania informacji na ten temat do bezpośredniego przełożonego.

§ 3

Procedura zarządzania ryzykiem

1. Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie maksymalnych trwałych korzyści we wszystkich dziedzinach prowadzonej działalności. Obejmuje to zrozumienie pozytywnych i negatywnych skutków oddziaływania wszystkich czynników, które mogą mieć wpływ na Urząd lub jednostkę, a także działania na rzecz zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu oraz zmniejszenia prawdopodobieństwa porażki i niepewności, co do osiągania zakładanych celów poprzez:
1) usprawnienie procesu planowania;
2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań;
3) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej;
4) zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań.
2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:
1) integracji z procesem zarządzania;
2) powiązania z celami i zadaniami Urzędu;
3) przypisania odpowiedzialności;
4) proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności.
3. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:
1) identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka w doniesieniu do celów głównych, zadań lub procesów;
2) analizę ryzyka (przyczyny, skutki);
3) ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku (istniejące mechanizmy zabezpieczające);
4) monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem i dokonywanie zmian.
4. System zarządzania ryzykiem w Gminie Nadarzyn realizowany jest na 2 poziomach:
1) zarządzania strategicznego - Wójt Gminy Nadarzyn przy współudziale kierownictwa urzędu i jego pracowników;
2) zarządzania operacyjnego - kierownicy jednostek.

§ 4

Identyfikacja ryzyka

1. Pracownicy urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn są odpowiedzialni za zgłaszanie bezpośrednim przełożonym informacji o pojawiających się ryzykach.
2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się w terminie do 31 stycznia.
3. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują:
1) w Urzędzie:
a) powołany na dany rok przez Wójta zespół - w stosunku do celów głównych (Plan realizacji celów głównych - załącznik nr 1 do Zarządzenia);
b) pozostali pracownicy - w stosunku do pozostałych obszarów działalności Urzędu (Rejestr ryzyk wg. obszarów - załącznik nr 5 do Zarządzenia);
2) kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn, zgodnie z własną wewnętrzną procedurą dotyczącą wyznaczania celów i zarządzania ryzykiem spełniającą wymóg udokumentowania procesu zarządzania ryzykiem.

§ 5

1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego realizacji poszczególnych zadań.
2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować zagrożenia związane z osiąganiem celów oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.
3. Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka:
1) ryzyko finansowe;
2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich;
3) ryzyko działalności;
4) ryzyko zewnętrzne.
4. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) określa załącznik nr 6 do niniejszego Zarządzenia.

§ 6

Analiza ryzyka

1. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu (oddziaływania) i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 7.
2. Określenie wpływu (oddziaływania) ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie miało dla realizacji celu, zadania i budżetu Gminy Nadarzyn wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia oddziaływania używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: katastrofalne, poważne, średnie, małe, nieznaczne.
3. Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: niskie, mało prawdopodobne, średnie, prawdopodobne, prawie pewne.
4. Podczas określania oddziaływania i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku nr 7 niniejszego Zarządzenia.

§ 7

1. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu (oddziaływania) i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka, nanoszony na matrycę punktowej oceny ryzyka - Mapa ryzyk, wskazaną w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.
2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:
1) ryzyko poważne (kolor czerwony), tj. znajdujące się w prawym górnym rogu (podkreślone) wymagają pilnej uwagi.
2) ryzyko umiarkowane (kolor żółty), tj. znajdujące się w środku matrycy (pochyłym pismem) należy omówić i monitorować.
3) ryzyko niskie (kolor zielony) tj. znajdujące się w lewym dolnym rogu matrycy to najniższe zagrożenie, które również należy monitorować.

§ 8

1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie. Ryzyka umiarkowane i poważne przekraczają akceptowany poziom ryzyka.
2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego oddziaływania lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku).

§ 9

Ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku

1. Metodami przeciwdziałania ryzyku są:
1) Akceptacja - oznacza, że nie podejmuje się żadnych działań zaradczych, ale rozumie ewentualne skutki zdarzenia i świadomie godzi się na nie (np.: możliwość przeciwdziałania jest ograniczona lub koszt przeciwdziałania przewyższa potencjalne korzyści),
2) Działanie - podjęcie działań zaradczych, które doprowadzić mają do likwidacji lub ograniczenia ryzyka do akceptowalnego poziomu;
3) Przeniesienie ryzyka - częściowe lub całkowite przeniesienie ryzyka na inny podmiot np. w drodze ubezpieczenia;
4) Wycofanie - niepodejmowanie lub zaprzestanie działania narażającego na ryzyko.
2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:
1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń;
2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;
3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań.

§ 10

1. Dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz metody przeciwdziałania ryzyku, wykazuje się (dokumentuje się) w Planie realizacji celów głównych stanowiącym załączniki nr 1 - 4 do zarządzenia oraz w Rejestrze ryzyk wg. obszarów, stanowiącym załącznik nr 5.
2. Odnotowania w Planach wymagają zidentyfikowane ryzyka.
3. Plany przedkładane są Wójtowi Gminy Nadarzyn przez kierowników komórek organizacyjnych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn w terminie do 31 stycznia.
4. Koordynator w terminie do 30 dni od daty określonej w § 10 punkt 3 sporządza (rejestr) zbiorczy raport identyfikacji ryzyk przekraczających akceptowany poziom ryzyka (powyżej 12 pkt. istotności) oraz planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu i przedstawia go Wójtowi Gminy Nadarzyn oraz do wiadomości audytorowi wewnętrznemu.

§ 11

Każdy właściciel ryzyka w Urzędzie, a także kierownik jednostki organizacyjnej Gminy Nadarzyn zapewnia stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w Planie realizacji celów i zadań, a w razie zaistniałej potrzeby przygotowuje stosowne akty wewnętrzne uzupełniające funkcjonujący system kontroli zarządczej.

§ 12

1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez właścicieli ryzyk w Urzędzie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania.
2. W ramach monitoringu realizacji zadań, kierownicy komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn są zobowiązani do przesłania koordynatorowi, w formie elektronicznej, sprawozdań za pierwsze półrocze, w terminie do 15 lipca każdego roku. Wzór sprawozdania z realizacji celów i zadań, stanowi załącznik nr 8 do Zarządzenia.
3. W terminie do 15 lutego każdego roku kierownicy komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych Gminy Nadarzyn przekazują Wójtowi Gminy Nadarzyn w formie pisemnej Sprawozdania z realizacji celów i zadań za cały rok - Wzór sprawozdania z realizacji celów i zadań, stanowi załącznik nr 8 do Zarządzenia.
4. Wyniki oceny i monitoringu, o których mowa w ust. l i 2 wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej.
5. System kontroli zarządczej, w tym efektywność zarządzania ryzykiem podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie.

§ 13

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Nadarzyn.

§ 14

Uchyla się Zarządzenie nr 75/2012 w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów i zadań w Urzędzie Gminy Nadarzyn i jednostkach organizacyjnych Gminy Nadarzyn oraz procedury zarządzania ryzykiem wpływającym na ich wykonanie.

§ 15

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2015 r.

Wójt Gminy
(-) Janusz Grzyb

drukuj (Zarządzenie Nr 84/2014)